PRINCE2 is misschien wel de meest bekende methodiek als het gaat om projectmanagement. Per jaar leggen tienduizenden mensen wereldwijd een PRINCE2 examen af. PRINCE2 wordt vaak gebruikt als middel om organisaties op gebied van projectmanagement te professionaliseren. Het is een verzameling concepten, gebaseerd op best practices. Elke projectmanager heeft dan ook minimaal gehoord van PRINCE2 of vermoedt waar het voor staat. Helaas zijn er ook allerlei misvattingen, aannames en valkuilen over PRINCE2. Laten we deze nu stuk voor stuk eens bekijken en uit de wereld helpen;

PRINCE2 is de oplossing voor alle projectmanagementproblemen

PRINCE2 gaat over projectmanagement en dus wordt vaak gedacht dat alle problemen worden opgelost zodra PRINCE2 wordt gebruikt. Echter, inhoudelijke en praktische zaken als financiën, leiderschap, vergaderen en juridische aspecten kunnen ook bij gebruik van PRINCE2 tot struikelblokken leiden. Misschien wel de meest belangrijke factor voor het  succes en falen van het project ligt op het (inter-) menselijke vlak. Dit lost PRINCE2 niet op, maar door hem zoveel mogelijk uit te sluiten is het risico wel geminimaliseerd.

PRINCE2 is alleen toepasbaar binnen de ICT-sector

Ondanks dat PRINCE2 van oudsher uit de ICT afkomstig is, betekent dit niet dat het alleen voor ICT kan worden toegepast. De methode is dusdanig generiek van opzet dat het voor allerlei projecten kan worden gebruikt.

PRINCE2 is een tool

PRINCE2 is geen tool, maar een methodiek waarbij templates gebruikt kunnen worden. Er zijn wel tools verkrijgbaar gebaseerd op de PRINCE2 methodiek, zoals de P2/Principal Toolbox. Het gebruik van een tool garandeert overigens geen succesvol project!

PRINCE2 is bureaucratisch

PRINCE2, volgens het boekje uitgevoerd, brengt veel papierwerk met zich mee. De methode zelf zegt dat elke processtap moet worden doorlopen. Dat wil niet zeggen dat je in ieder project elke stap op dezelfde manier uitvoert. Het kan soms efficienter en beter zijn om de stappen te combineren en/of mondeling af te handelen, in plaats van de gedocumenteerde route te volgen. Het gaat meer om het volgen van de gedachtegang onder de processtap, dan het daadwerkelijk letterlijk uitvoeren ervan. De projectmanager is verantwoordelijk voor de juiste interpretatie en werkwijze. De methode is uiteraard onderschikt aan het succes van een project. Het is geen doel op zich, maar wel een middel om het doel te bereiken.

Onze mensen hoeven alleen een opleiding en wat templates en klaar is Kees!

Zoals met zoveel veranderingen in organisaties, is het invoeren van PRINCE2 (en dus het opleiden van je medewerkers) opzich nog niet de oplossing. De eerste stap is de noodzaak van de verandering onderbouwen en onderkennen. Zowel bottom-up als top-down. Vervolgens is het top-down noodzakelijk om het juiste voorbeeldgedrag te tonen. Daadwerkelijk gewenst gedrag laten zien is waar het eigenlijk om draait bij een succesvolle verandering.

Met PRINCE2 in mijn achterzak ben ik een goede projectmanager

PRINCE2 is gebaseerd op best-practices. Daarmee ben je een heel eind, maar het is niet zaligmakend. Leiderschap en interpersoonlijke sensitiviteit zijn bijvoorbeeld twee aspecten die niet door PRINCE2 worden beschreven. Deze zijn echter wel noodzakelijk bij het uitvoeren van de rol van projectmanager.

PRINCE2 is een speeltje van de projectmanager

PRINCE2 wordt vaak gezien als het exclusieve speeltje van de projectmanager. De andere projectleden en gebruikers hebben echter wel degelijk invloed op het projectmanagement en de resultaten en het eventuele succes van het project. Het is daarom belangrijk dat er (samenwerkings-) afspraken en spelregels worden opgesteld én nageleefd. De eerste stap hiervoor is  opleiding van de betrokkenen. Bij elke start van een project kunnen deze afspraken dan in overleg worden vastgesteld.

PRINCE2 is moeilijk

PRINCE2 is omvangrijk, maar dat maakt het nog niet moeilijk. Juist doordat er zoveel gebruik wordt gemaakt van deze methodiek is er ook veel over te lezen. Er zijn veel opleidingen, ervaringsdeskundigen, templates verkrijgbaar. Het naleven van een methode kan wel moeilijk zijn en vereist discipline. Als je geen discipline hebt, ja dan kan PRINCE2 wel eens moeilijk worden.

Ten slotte

Ik hoop met bovenstaand de wereld van PRINCE2 wat te hebben opgehelderd. Dit artikel kwam tot stand met een aantal inspiratiebronnen, die ik hieronder benoem. Belangrijkste om te onthouden:

• PRINCE2 is geen doel op zich, maar een middel om je doel te bereiken
• Projectmanagers zijn ook mensen, gedraag je er dan ook naar!

Bronnen:

http://www.ipma-training.nl/competenties/IPMA_Competenties.htm
http://ta-intra.tripod.com/projectmanagement/id6.html
http://nl.wikipedia.org/wiki/Prince2